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【学位工作】2018年6月授位临床统招硕、博士学位档案归档要求及领取学位证的通知

【环亚ag平台官方网站:2018-06-25 17:41:31 浏览次数: 作者: 来自: 责任编辑:研究生处】


环亚ag平台官方网站20186月授位临床(统招)研究生及各培养医院:

现将环亚ag平台官方网站20186月授位统招研究生学位档案归档按照规范学位档案整理、完整报送学位档案后方按时、按要求完成

一、《研究生管理系统》中有关信息录入:

学生登陆并完成《研究生管理系统》中学位档案相关信息录入:登陆《研究生管理系统》(http://www.gradms.sdu.edu.cn/login)选择档案管理/学位档案管理/填写卷内目录菜单,进入卷内目录填写界面。  

填写数据要求如下: (形成时间为当时填写此材料的时间)

例:


材料名称

形成时间

份数

页数

备注

硕士学位论文

答辩申请书

2017.11

1

4



注意以下几点:

1)页面中如显示灰色部分为系统自动生成,学生不能更改。

2)形成时间格式为YYYY,MM,份数、页数为数字格式;份数为同一种类型的材料有几份;页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页双面如果都有内容为2),如:论文答辩表决票5份,每份1页,那么份数填5 ,页数应该填5 ;论文页数填写论文总页数。

3)信息填写完毕后,点击提交按钮。  

4)表决票的粘贴方法如图:左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号。

二、打印学位档案 卷内目录并依照目录整理档案
研究生管理系统内选择档案管理/学位档案管理/填写卷内目录菜单,点击打印按钮,打印卷内目录。然后,根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

(一)归档材料报送内容及要求:

   1、学位档案材料1份。  

注意:各培养单位请将学位档案材料整理,按学生类型及学号顺序排放整齐!

   2、博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张(博士2\硕士1寸),放在统一发放的照片袋内;

   3博士生论文答辩照片三张. 导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照。

学生要求:每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师,ⅹⅹⅹ正在答辩,ⅹⅹⅹ与答辩委员)每人装一个信封,信封上写学生学号、类型与姓名)。

培养单位要求:请将本单位所有博士研究生照片装入一个文件袋并注明学生类型、学号、姓名、人数。


(二)档案材料的整理与立卷:

   1、打印卷内目录:(1)在自己的系统中打印;(2)第一页目录,只填写形成时间、页码;(3)目录页不编页码;(4)目录后一页为第一页,顺序编页码,有字即是一页,正反面的算2页;

   2、文件组卷:博士、硕士学位材料按人组卷,一人一卷。一般每卷不超过 200 页;

   3、排序:博士、硕士研究生学位材料按照各自相应卷内目录的文件序号循序进行排列;

   4、编码:按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12)直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标,学位论文封面右下角接学位档案末页进行编号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致(页号为此材料的起始号,系统自动生成,如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误,请修改更正。)

   5、填写卷内备考表:请点击《备考表》(附件1下载;立卷人(秘书签字)、审核人(分管领导签字),时间填好!此表按顺序附最后一页即可,不用编号.

   6、填写卷皮:  

案卷题名:ag环亚官网下载2017-2018学年毕业 (本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。

归档单位:临床医学院

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如: 2017.09-2017.12

页号: 论文封面右下角铅笔编的流水号  

装订:方法是三孔一线,装订前应去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。三孔一线方法如图:

学位档案规格与质量要求:

   1、凡归档的学位文件材料均应是原件。

   2、归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

   3、归档文件材料应统一规格。

   4、归档材料应该完整正确。

   5、照片归档具体规格如下:

1)博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张(博士2寸、硕士1寸);

2博士生论文答辩照片三张分别为:导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照。

学生要求:每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师,ⅹⅹⅹ正在答辩,ⅹⅹⅹ与答辩委员)电子版刻光盘提交,每人装一个信封,信封上写学生学号、类型与姓名),

培养单位要求:请将本单位所有博士研究生照片装入一个文件袋并注明学生类型、学号、姓名、人数。

(三)各培养单位须核查以下归档材料及内容(见下表)





序号

检查内容

备注



1

卷内目录是否自己在系统内打印


2

是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列


3

标号是否正确

按序排好后在材料每一文字页(有字页)的非装订线一侧下角,用铅笔顺次编写流水号( 12、… )直到最后一页,空白纸不标号,表决票每张标号,白纸不标。

4

编号完成与卷内目录核对页号是否一致


5

最后一页是否为备考表





1

归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿,且为研究生及其导师亲笔签名的正本


2

用笔及书写是否符合要求

归档文件材料应字迹清晰,书写工整,用笔符合档案要求,即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者,必须予以纠正。

3





1

案卷题名:ag环亚官网下载 2017-2018学年毕业 (本人姓名) 博士(硕士)学位申请书、学位论文等。


2

归档单位:临床医学院


3

起止时间:卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如:   2017.09-2017.12


4

页号:论文首页右下角铅笔编的流水号




1

是否按规范要求装订成册。


2

是否为三孔一线法,线是否拉紧系好;


3

装订前是否已去掉文件材料上的金属钉(整个卷不允许有任何金属装订物)。


4

是否将装订本侧面的棱折好

一般20页左右一个棱






















































三、学位档案归档及学位证领取时间:

授位研究生请于2018年6月26-29将学位档案材料报送至各医院教育处,归档工作完成后方可领取学位证书。 请各医院教育处收齐之后,附一份学生名单(附件2),将档案交到综合楼610办公室

四、特别提示:

1、学生归档涉及材料之前交到环亚ag平台官方网站研究生处的到综合楼610领取,交到各医院教育处的到医院教育处领取,档案袋、照片袋以及学位证书请各医院教育处负责老师626日到综合楼610办公室领取

2凡领回档案中一式两份的材料此次学位档案整理过程中仅装入一份,如报名表及学位审批书(或专业学位申请书)、成绩单等。

3、请检查各自学位审批书(申请书)最后一页学位证书编号一栏是否填写及毕业审批书中毕业证书编号一栏是否填写,相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。

4、学位审批书或专业学位申请书 最后一页校学位评定委员会信息请按如下填写:学位审批书或专业学位申请书 最后一页校学位评定委员会信息请按如下填写:校学位评定委员会人数51人;出席委员人数39人;同意授予学位票数,39;不同意授予学位票数,0;弃权票数,0 。会议时间:2018620日。

    以上45 请务必按要求补充并填写,否则会导致个人档案信息不完整。





环亚ag平台官方网站研究生处

2018.06.25


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